Reklaam sulgub sekundi pärast

Kuidas korraldada sündmust? 5 nõuannet, mis aitavad ka siis, kui plaan muutub

Karl Loonurm
Karl Loonurm — FOTO: Virko Veskoja

Esineja teatab viimasel hetkel, et ta ei saa tulla. Tehnika ülespanek võtab oodatust kauem aega. Esimene arutelu venib ja sa pead otsustama, kas lühendada järgmist programmi osa või nihutada kogu kava. Olgu sul käsil konverents, kogukonnapäev või gala, selliseid otsuseid on lihtsam teha, kui oled enne läbi mõelnud, kes mille eest vastutab ja mida külalised sündmuselt ootavad. The Clashi peakorraldaja Karl Loonurme kogemusest saab siinkohal võtta viis praktilist nõuannet.

1. Pane kirja, mille pärast külaline kohale tuleb

Enne kui hakkad programmi kokku panema, sõnasta ühe lausega, mida külaline sündmuselt kaasa saab. Konverentsil võib see olla võimalus küsida oma valdkonna tegijatelt nõu, kogukonnapäeval aga tutvuda kohalike huviringidega ja nende tegevusi kohapeal proovida.

Kasuta seda lauset, kui pead otsustama, kuhu kulutada aega ja raha. Kui konverentsi peamine väärtus on võimalus esinejatega vestelda, jäta küsimusteks eraldi aeg ja anna sellest ka esinejatele teada. Muidu võib esimene pikale veninud ettekanne küsimuste aja ära süüa.

2. Anna igale olulisele ülesandele üks vastutaja

Sündmuse lähenedes jõuab korraldajani korraga kümneid küsimusi. Kes võtab esineja vastu? Kes kinnitab saaliplaani? Kelle poole pöördub tehnik, kui proov venib? Kui vastus on „keegi meie tiimist“, jõuab küsimus sageli mitme inimeseni enne, kui keegi selle lahendab.

Pane iga suurema ülesande juurde vastutaja nimi ja tähtaeg. Märgi ka, millise otsuse peab ta enne teiselt inimeselt saama. Näiteks saab registreerimislaua asukoha kinnitada alles siis, kui sündmuspaigaga on kokku lepitud, millisest uksest külalised sisenevad.

3. Tee varuplaan muudatustele, mis mõjutavad külalisi kõige rohkem

Kui The Clash 5 peamatši üks sportlane haigestus, said matšide korraldaja ja sportlase mänedžer kohe oma kontaktidega ühendust võtta. Teise sündmuse puhul võib samasugune küsimus tekkida siis, kui peaesineja jääb tulemata või ilm sunnib väliprogrammi muutma.

Vali paar olukorda, mis muudaksid külalise jaoks sündmust kõige rohkem. Lepi igaühe puhul kokku, millal otsus tehakse, kes selle teeb ja kust külaline muudatusest teada saab. Kui välisündmusel on olemas siseruum, otsusta juba varem, mis kell te ilma põhjal valiku teete. Nii jõuab info inimesteni enne, kui nad teele asuvad.

4. Arvesta ajakavas ka sellega, mida pole võimalik ette näha

The Clash 5 kestis plaanitust umbes poolteist tundi kauem. Aega lisasid nii pikemad matšid kui ka sportlaste sisenemised ja tutvustused. Korraldajad jätsid pausid siiski alles, et publik saaks pika õhtu jooksul jalgu sirutada.

Kui paned kava kokku, arvesta lisaks esinemistele mikrofonivahetuste, küsimuste, ruumide vahel liikumise ja kohvipausiga. Vaata ajakava ka külalise pilguga. Märgi juba ette, millist osa saad vajadusel lühendada, et paus ja kokkulepitud lõpuaeg säiliksid.

5. Planeeri ka see, mis juhtub pärast viimase külalise lahkumist

The Clashil jätkus pärast gala lõppu töö veel järgmisel päeval, kui inventari pakiti ja transporditi. Ka väiksema sündmuse järel tuleb ruum üle anda, renditud tehnika tagastada ja vahel külalistele lubatud materjalid saata.

Lisa need tööd ajakavasse koos vastutajatega. Võta mõne päeva jooksul meeskonnaga ka veerand tundi, et kirja panna, milline kokkulepe aitas päeva sujuvalt läbi viia ja millist ülesannet alustaksite järgmisel korral varem. Nii on järgmise sündmuse plaani tehes olemas konkreetsed tähelepanekud, millele toetuda.