Kevad on aeg, mil paljud ettevõtted ja organisatsioonid on suvepäevad ära planeerinud, kuid on ka neid, kes korraldavad pigem spontaanseid sündmusi ja väljasõite meeskondadele. Aga kuidas korraldada meeskondlik võike või suur sündmus nii, et see poleks lihtsalt pidu, vaid looks meeskonnas päriselt ühtsust ja rõõmu? Sündmuste korraldamise ekspert Triinu Toomela ütleb, et kõige olulisem on alustada küsimusega: „Mida meie inimesed praegu tegelikult vajavad?“ „Kui meeskonnal on vaja kokku tulla, rääkida, mõtteid jagada ja lihtsalt olla – siis peabki sündmus looma selleks ruumi. Mitte eeldama, et inimesed vajavad pidevat programmi,“ ütleb Toomela. Sündmus ei ole lihtsalt pidu „Sündmus peab pakkuma midagi, mis puudutab inimest isiklikult. See võib olla midagi meelelahutuslikku, aga see võib olla ka midagi vaimset – jooga, loeng, kogemuste jagamine. Asi pole selles, et panna inimesi lihtsalt lõbutsema, vaid luua päriselt heaolutunnet,“ selgitab Toomela. Ta soovitab lisada sündmustesse sisulisi tegevusi, mis pakuvad osalejale kas uusi teadmisi või võimalust iseendaga kontakti saada. See võib olla näiteks töötuba harjumustest, mis aitavad töö- ja eraelu paremini tasakaalus hoida. Või hoopis aruteluformaadis mõttevahetus, kus kolleegid jagavad, kuidas nemad on keerulistel aegadel toimetanud. „Kui inimesed saavad jagada ja kuulata, on nad sündmuse lõpuks paremas seisus kui alguses. See ongi hästi korraldatud sündmuse eesmärk.“ Küsi oma inimestelt, mida nad tegelikult tahavad Toomela rõhutab, et sündmuse planeerimine ei tohi alata eelarvest ega toimumiskohast, vaid inimestest. Ta soovitab enne planeerimist küsida tiimilt konkreetsed küsimused: kas sündmus võiks toimuda tööpäeva sees või väljaspool tööaega? kas võiks olla ööbimine või pigem päevane väljasõit? kas tahaks olla linnas või looduses? kas kaasame pered või teeme ainult meeskonnale mõeldud sündmuse? „Kõik need küsimused on olulised, sest erinevates ettevõtetes on erinev kultuur ja ootused. Ühes kohas on oluline, et pere saab tulla, teises pigem vastupidi. Kui 80% tiimist ei tule kohale, sest formaadi valik ei sobi, siis see sündmus lihtsalt ei tööta,“ sõnab Toomela. Kui eelarve on väike, ära tee suurt sündmust lihtsalt tegemise pärast „Kui eelarve on väike, siis seda enam tuleb mõelda: kuidas me saame luua sündmuse, mis on väärtuslik? Lahendused on alati olemas,“ ütleb Toomela. Ta soovitab kasutada formaati „sündmus sündmuse sees“. See tähendab, et viia inimesed mõnele juba toimivale kontserdile või festivalile ja luua sinna oma privaatne ala. Seal saab tiim koos olla, vestelda ja nautida. Nii on programm ja tehniline korraldus juba olemas ning ettevõte saab keskenduda oma inimestele. „Ka avalike ürituste korraldajatel on huvi selliste koostööde vastu – saab teha sooduspakkumisi, koostööleppeid, eraldi alasid. See ei ole üldse keeruline, kui õigete inimestega rääkida.“ Loo sündmus, kus on aega lihtsalt olla „Inimesed tahavad praegu suhelda rohkem kui kunagi varem,“ ütleb Toomela. Ta soovitab sündmuse ajakavas jätta vähemalt kaks korda rohkem vaba suhtlemise aega kui varasemalt. „See aeg, kus inimesed räägivad, naeravad ja saavad jälle päriselt kokku, ongi see, mis loob tunde, et kuulun tiimi. Programmi võib olla vähem, aga kvaliteetset aega rohkem.“ Pered – kaasata või mitte? „Siin pole õiget ega valet vastust, aga valik tuleb teha teadlikult,“ ütleb Toomela. Kui sündmuse eesmärk on tugevdada tiimitunnet, siis pigem teha see ainult meeskonnale. Kui aga soov on tänada töötajaid ja nende peresid, siis võib pere kaasamine olla väga mõjus. „Tuleb arvestada, et kui pered on kaasas, muutub sündmuse fookus. Räägitakse vähem tööasjadest ja rohkem perega seotud teemadel. Mõnes tiimis on see väga hea, mõnes aga segav,“ lisab Toomela. Tema soovitus: kõigepealt sõnasta eesmärk, siis hakka sündmust planeerima. Triinu Toomela nipid, et sündmus õnnestuks: Küsi, ära eelda. „Ära arva, et tead, mida tiim tahab – küsi ja kuula. Isegi lihtne Google Forms aitab vältida olukorda, kus sündmus tehakse valedele inimestele.“ Rohkem vaba aega, vähem programmi. „Lase inimestel ka lihtsalt koos olla. Suhtlemise aeg peab olema ajakavas teadlikult sees, mitte programmijääk.“ Tee sündmusest midagi enamat. „Lisa midagi, mis toidab vaimu – töötuba, hariv tegevus, ühine heategu. Päriselt mõtestatud sündmused jäävad meelde.“ Kaalu „sündmust sündmuse sees“. „Kui eelarve on väike, kasuta juba toimivaid kontserte või festivale. Tee sinna oma ala ja loo oma sisu – lihtne ja tõhus.“ Tunne oma inimesi. „Iga ettevõte on nagu elus organism. See, mis töötab ühes, ei pruugi sobida teises. Edukas sündmus sünnib ainult siis, kui lähtud oma inimeste tegelikest vajadustest.“
Urmas Kolsar — FOTO: Kalev Lilleorg Eesti elu TV3 Grupp Eesti raadiote programmijuhiks saab Urmas Kolsar
IKEA inspiratsioon — FOTO: IKEA Lahedat lugemist Suvepuhkuse meelespea: kuidas kodu ärasõiduks ette valmistada
Buduaar ilulemmik 2027 — FOTO: ©mineart1995 123rf.com Buduaari sõnumid REGISTREERIMINE ON AVATUD: Buduaar ilulemmik 2027