Ajast on alati puudu

12 kommentaari

Mida küll inimesed teeksid, kui ei oleks „viimast minutit”? Mõelge, kui
paljud asjad jääksid siis tegemata, sest eelviimasel minutil on kuidagi
nii raske ennast kokku võtta. Nii me siis kiirustame tähtajad kukil. Ajaplaneerimisest on kirjutatud mitmeid raamatuid, mida ma pole kunagi
lugenud, sest mul ei ole ju selleks aega. Minu ajaplaneerimine käib
ikka selle järgi, et tähtaeg vaatab kalendrist vastu ja siis tuleb
kähku ennast kätte võtta ja asi ära teha. /Tekst: Ave Lepik/

Mida küll inimesed teeksid, kui ei oleks „viimast minutit”? Mõelge, kui paljud asjad jääksid siis tegemata, sest eelviimasel minutil on kuidagi nii raske ennast kokku võtta. Nii me siis kiirustame tähtajad kukil.
Ajaplaneerimisest on kirjutatud mitmeid raamatuid, mida ma pole kunagi lugenud, sest mul ei ole ju selleks aega. Minu ajaplaneerimine käib ikka selle järgi, et tähtaeg vaatab kalendrist vastu ja siis tuleb kähku ennast kätte võtta ja asi ära teha.

Vahel on isegi hea, kui tähtaeg on kohe-kohe kukkumas ja ei olegi lihtsalt teist võimalust, kui kiirelt lahendus genereerida. Viimase hetke oht on muidugi see, et lõpptulemus võib olla täiesti mitte-aktsepteeritav või rahuldav, kuid kõigest keskpärane. Samas võib ka juhtuda, et just stressi-olukorras pressimegi endast selle kõige geniaalsema lahenduse välja. Ajaplaneerimise soovitustega on nagu „kuidas olla õnnelik” lugudega – loed ja noogutad kaasa, aga reaalsesse kasutusse jõuavad vähesed ideed. Seega ei mingit raamatut ega teadlasi, vaid otse elust pärinevad mõtted.


Lihtsad nõuanded

Kui ühele ajale koondub palju vajalikke tegevusi, on oht, et nii mõnigi võib lihtsalt meelest ära minna. Selleks on kerge lahendus, mida paljud ka kasutavad. Nimekiri ehk „to-do list” annab pideva ülevaate, kui paljuga on veel vaja hakkama saada. Sinna võiks lisada ka selliseid pisikesi toiminguid, millega kiiremini valmis jõuab. Ja milline rõõm on sealt järjest ridu maha tõmmata või tehtud tööd pluss-märkidega tähistada.

Nimekirja koostades võiks võtta positiivse alatooni ehk lähtuda tulemusest, mitte tegevusest. See loomulikult oleneb tegevuses ja inimese iseloomust. Näiteks, kui Sinu arvates on toa koristamine tüütu tegevus, siis ära kirjuta „toa koristamine” või „ korista tuba ära!”, vaid hoopis „tuba on ilus ja korras :) ”. Selline kirjutusviis on ju palju motiveerivam, sest kes ei tahaks puhtas ja korras toas olla.

Siin võiks kehtida „kahe minuti reegel”. Need toimingud, mida jõuab ära teha kahe minutiga, ei tohiks üldse jõuda nimekirja. Kui esikus on lambipirn läbi olnud juba nädala lihtsalt selle pärast, et oled unustanud, siis selle asemel, et panna see kirja oma to-do listi, võta uus pirn ja vaheta ära. See ei võta ju rohkem kui kaks minutit.


Prioriteetsus paika!

Nimekirjast hakkab ka kindlasti silma, et osad asjad on tähtsamad kui teised, osad meeldivamad kui teised, mõne toiminguga on väga kiire, teisega aga mitte. See, kas hea on teha kähku ebameeldivad asjad ära ja jätta mõnusad lõppu nagu magustoiduks, on loomulikult väga individuaalne. Prioriteetsuse määramisel võib kasutada näiteks väga lõbusat liigitust ABC klassi ülesanded või eesmärgid. Täpselt nagu Hollywood’i staaridega, mõned on A-klassi nimekirjas ja suurema tähelepanu all. Tee sama ka oma ülesannetega – sea olulisemad kõrgemale ja kohtle neid tähtedena ehk kõrgendatud tähelepanuga.

Prioriteetsuse määramisel on levinud Stephen Covey kirjeldus kõrgtaseme prioriteetsuse skeemist. Ülesanded on jagatud nelja tüüpi tähtsuse-kiiruse alusel:
1) tähtis ja kiireloomuline;
2) tähtis, kuid millega on aega;
3) mitte väga tähtis, kuid millega on kiire;
4) vähe tähtis ja mitte-kiireloomuline.

Alustada tuleks loomulikult esimest tüüpi ülesannetest. Kui need on edukalt tehtud on raskem otsustada, kas teha järgmisena ära asjad, millega on küll veel aega, kuid mis on meie edu saavutamise seisukohast väga olulised. Probleem tekib sellest, kas oleme ikka ülesanded õigesti liigitanud. Äkki on sattunud mõni toimetus, mida me tähtsaks ei pea, kolmandasse gruppi ning aja kokkuhoiu mõttes loobume üldse sellest. Näiteks, kui on kukkumas tähtaeg mõnele konkursile, millest mitte-osavõttes ei kaota me küll midagi, kuid ka tulemuses ei saa kindel olla. Oma kogemustest olen õppinud, et vahel on sellised esmapilgul ebaolulised asjad kujunenud otsustavateks ja võita on olnud väga palju. Selliste vahepealsete asjad üle otsustamine on ajapuuduses väga raske ning püüdes siiski kõike teha, tekib tahes-tahtmata vahel tunne nagu orav rattas.


Oma kogemus

2 nädala reegel – võiks lausa öelda, et kui see toimiks, oleks tegemist ülima ajaplaneerimisega. Otsustasin, et püüan teha nii, et iga nädala lõpuks olen tegelenud kõigi tööasjadega, mis lähima kahe nädala jooksul peaksid olema valmis. Mõnel nädalal isegi täiesti toimis. Näiteks oli ülimalt tore saata ära analüüs poolteist nädalat enne tähtaeg. Isegi siis, kui see tähtaeg ikka veel suurelt punaselt kalendrist vastu vaatas, oli seda seal tore näha. Tehtud! Samas natuke raskemate ülesannete puhul sai rahulikult lasta asjal seista ja settida, samal ajal tulid mõtted kuskilt nagu iseenesest.

Sellise ajaplaneerimise puhul olid parimad hetked need, kui ootamatule pakkumisele näiteks kinno minna, saigi jaatavalt vastata, hoolimata sellest, et järgmisel päeval oli vaja oluline ettekanne teha. Tunduvalt vähenesid vabandused stiilis „Ei saa tulle, nii kiire on”.

Mis oli aga raske? Distsiplineerida ennast kätte võtma ka ebameeldivamate ja raskemate asjade tegemiseks ning neile pühendada ka tühised 15-30 minutit, et korraks süüvida asja olemusse. Ikka tikkus mõtteisse, et aega on ka ju järgmisel neljapäeval ja et tegelikult on selleni ju aega veel küll. Paraja hoobi sai ka nädalavahetus, sest kui kohusetunne sundis näiteks laupäeval arvuti taga istuma, siis kadusid need nädalavahetus kuhugi lihtsalt ära.

Kuigi tuntud on rahvatarkus ütleb, et „Enne töö, siis lõbu”, siis miks mitte seada vahel esikohale hoopis puhkus ja sõbrad. Eriti kui tundub, et tööasjades ei toimi ajaplaneerimine veel väga hästi ja üks tähtaeg ajab teist taga – kuhu siis lõbu jääb?

Milliseid ajaplaneerimise nippe kasutad või oled kasutanud Sina? Jaga ka teiste Buduaarikatega oma kogemust, kuidas selles kiires elutempos hakkama saada.

 

/Tekst: Ave Lepik/